Salve a tutti ..
vorrei aprire un tema di discussione intorno alla funzione “Protocollo
Interno” di e-prot.
Con il termine
“Protocollo
Interno” ci riferiamo comunemente ad una funzionalità di supporto allo
scambio
di corrispondenza tra un Ufficio e l'altro all'interno di un Ente (nel
caso
specifico cui mi riferisco, un Comune), alla quale intendiamo
attribuire un
certo peso se non addirittura rilevanza di tipo “giuridico-probatorio”.
La mia opinione
personale è che
l'impostazione data da e-prot a questo tema sia inadeguata.
Al riguardo mi è parso
di rilevare
infatti che e-prot offra le seguenti due possibilità:
1) la prima è quello di
far
transitare le comunicazioni interne per il protocollo generale (PG),
come
qualsiasi altra corrispondenza in entrata / uscita dall'Ente;
2) la seconda è quella
di
utilizzare, non volendo farla transitare dal PG, un registro
alternativo di
protocollo (che chiameremo Registro delle Comunicazioni Interne);
A mio parere nessuna di
queste due
alternative offerte da e-prot può essere considerata soddisfacente.
Personalmente ritengo
che la
corrispondenza interna ad un Ente che si valuta di “significativa
importanza” :
- non debba
assolutamente
transitare dal PG (anche se in realtà oggi lo si fà perchè è spesso
l'unico
modo per attribuire a tale tipo di corrispondenza rilevanza giuridico
-probatoria);
- debba potersi
relazionare con il
PG in forma stretta (per tutti i riferimenti necessari cui è necessario
attingere, per esempio quelli da cui origina un procedimento);
- debba possedere
caratteristiche
di adeguata rispondenza ai requisiti di legge (analoghe a quelle del
PG) in
termini di certezza mittente, certezza ricezione, integrità,
inalterabilità,
conservazione storica,etc (con anche il pieno supporto alla firma
digitale).
Ed è evidente che non
sia opportuno
che esistano “contenitori” distinti e separati per tipologia di
corrispondenza per un qualsiasi utente del sistema (a meno che non si
tratti di
Repertori o Registri Riservati).
In sostanza, una
funzionalità a
supporto di tale esigenza dovrebbe avere caratteristiche analoghe a
quelle del
PG tale da consentire in ultima analisi anche un “rassicurante“
abbandono di ogni flusso cartaceo di corrispondenza tra gli uffici
interni ad
un Ente.
Non mi pare di avere
rilevato
all'interno di e-prot adeguata copertura a nessuna di tali esigenze.
In relazione a tutto ciò
sarebbe
interessante un confronto di opinioni.
grazie e saluti
marco manca