Re: R: [Utenti-eprot] Acquisizione massiva documenti

[Daniele Sanna <daniele.sanna@flosslab.it>]

Ciao Gianni,
in primo luogo ti ringrazio per le tue osservazioni che sono assolutamente corrette e sulle quali in parte ci eravamo già interrogati.
Ho ricontrollato il codice di eprot ed effettivamente il numero utilizzato per creare il collegamento non è il numero di protocollo ma l'identificativo univoco (piu un carattere finale come già detto).

Quindi devo ratificare in parte quanto detto nella precedente email. Questo fatto ovviamente risolve le problematiche che hai esposto, ma ne comporta altre in quanto è ovvio che chi effettua la scannerizzazione non conosce l'identificativo del protocollo, ma potrebbe ricavarlo dal codice a barre. Questo fatto però mi sembra troppo problematico e proporrei come possibile modifica quella di copiare direttamente l'intero codice a barre nel nome del file pdf in modo tale da rendere piu automatica l'operazione (sono totalmente d'accordo con te nel dire che questa operazione debba essere il piu possibile asincrona per ottimizzare i tempi).

Per il punto 3 invece esiste qualcosa di simile (che si potrebbe pensare di modificare per rendere la procedura piu snella).

• Nell'area documentale un utente può inserire un documento qualsiasi. Poniamo siano i documenti scannerizzati.
• Una volta salvato il documento può essere classificato.
• Dopo essere stato classificato (condizione al momento vincolante) il documento può essere inviato al protocollo o direttamente protocollato.
• Se direttamente protocollato il sistema apre la maschera di protocollazione con il docuemento già caricato come doc principale
• Se viene inviato al protocollo invece, questo può essere protocollato accedendo alla sezione Registrazione--> Documenti da Archivio.

Una possibile modifica potrebbe essere quella di vedere dalla cartella dell'AOO direttamente tutti i file presenti in questa area Registrazione--> Documenti da Archivio e scegliere quali protocollare.
Si potrebbe creare anche un'altra cartella di sistema dove mettere solo questi documenti e tenerla separata da quella per l'importazione massiva. 
Aspetto suggerimenti a tal proposito.
Chiunque abbia suggerimenti o dubbi in merito non esiti a rispondere. Queste discussioni sicuramente migliorano la comprensione del sistema e permettono di poter ipotizzare possibili miglioramenti.
Saluti
Daniele

Il giorno 17 febbraio 2009 19.01, Gianni Bracali <gianni.bracali@romaentratespa.it> ha scritto:

Ciao Daniele,

 

la tua risposta se da un lato mi chiarisce il dubbio sulla nomenclatura dei file da sottoporre ad acquisizione massiva, dall'altro mi solleva un'altra serie di interrogativi non banali.

Provo ad esporli:

 

1)     Il codice a barre stampato dal sistema sull'etichetta di protocollo, riporta un valore che non ha niente a che vedere con il numero del protocollo stesso. Immagino sia un identificativo univoco della registrazione di protocollo che non viene duplicato nemmeno per AOO diverse e anni diversi. Questo a prima vista parrebbe una scelta logica, poiché lo scopo di quel codice a barre dovrebbe essere quello di ricondurre il documento cartaceo, e la sua successiva immagine ottica, alla singola registrazione fisica. La metodologia che mi indichi per la nomenclatura, però, mi porta a non capire la sua utilità (vedi punto 2)

2)     L'operazione di registrazione con etichettatura dei documenti è a mio avviso necessaria e utile per permettere la separazione delle operazioni di protocollazione da quelle di scannerizzazione. La caratteristica, a mio avviso tanto più utile quanto più aumenta il numero di documenti protocollati su base giornaliera, consente di rendere la scannerizzazione un processo "asincrono" e successivo alla registrazione, delegabile a risorse con nessuno skill in merito alla protocollazione dei documenti o al limite anche a service esterni. L'operatore in questione infatti deve semplicemente alimentare uno scanner e gestire eventuali errori di lettura del software OCR che, leggendo il barcode sull'etichetta, nomina il file in modo da permettere l'acquisizione massiva.

3)     Se la vogliamo dire tutta, potrebbe essere utile avere anche la funzionalità inversa, rendendo possibile la scannerizzazione prima della protocollazione. Mi spiego meglio: data una lista di pdf nominata in modo casuale e comunque senza rispondenza di protocollazioni già fatte, l'acquisizione massiva, invece che limitarsi a scartare il documento, proponga un pulsante "Protocolla ora" che apra la maschera di registrazione del protocollo con il file in oggetto già preselezionato.

4)     Il metodo di associazione da te indicato, tra l'altro, mi suggerisce anche un altro possibile problema: come si può gestire l'acquisizione massiva verso differenti registri (uno ufficiale ed uno interno ad esempio) se l'unico identificativo è il numero di protocollo che a questo punto non è più univoco nemmeno all'interno della singola AOO nell'anno?

 

La mia opinione in merito sarebbe quella di far lavorare l'acquisizione massiva sull'identificativo univoco, che risolverebbe semplicemente i punti 1, 2 e 4.

Servirebbe magari dare maggiore evidenza a quell'identificativo sull'etichetta, in modo da gestire eventuali numerazioni manuali o errori di lettura del barcode.

Oppure si può pensare a inserire un opzione in fase di acquisizione massiva che consenta di scegliere il parametro di associazione (protocollo piuttosto che identificativo univoco)

 

Fammi sapere che ne pensi; invito ovviamente chiunque abbia opinioni in merito a partecipare alla discussione.

 

Grazie

Gianni

 

---

Da: utenti-eprot-bounces@gov4j.it [mailto:utenti-eprot-bounces@gov4j.it] Per conto di Daniele Sanna
Inviato: martedì 17 febbraio 2009 9.46
A: Utenti-eprot@gov4j.it
Oggetto: Fwd: [Utenti-eprot] Acquisizione massiva documenti

 

 

---------- Messaggio inoltrato ----------
Da: Daniele Sanna <daniele.sanna@flosslab.it>
Date: 16 febbraio 2009 22.15
Oggetto: Re: [Utenti-eprot] Acquisizione massiva documenti
A: Gianni Bracali <gianni.bracali@romaentratespa.it>
Cc: Sara Didaci <sara.didaci@flosslab.it>


Salve Gianni,
sono Daniele Sanna di Flosslab.
Per far funzionare l'importazione massiva devi in primo luogo configurare il path Dati amministrazione: Path documenti acquisizione massiva.
Ricordati che sotto tale directory vengono create tante directory quante sono le aoo, ed è li che devi inserire i file pdf.
I file da inserire devono avere si il numero del protocollo come nome del file, ma escludendo l'ultimo carattere. Mi spiego meglio con un esempio.
Se vuoi creare un collegamento con il protocollo nr 3, dovrai inserire un file pdf con un nome tipo 00003x.pdf dove la x può essere qualsiasi carattere. La motivazione di tale carattere di controllo è un po complessa da dare ora, e risulta anche inutile per il momento. Mi preoccuperò di toglierla nella prossima release, ma per ora c'è, quindi ricordati sempre di aggiungere un carattere finale qualsiasi.
Altre considerazioni sulla funzionalità:

• Il file deve essere un pdf (una volta importato viene modificato tale file inserendo un'intestazione con data protocollazione, ufficio, aoo e numero protocollo).
• Vengono allegati solo come documenti principali, e dunque se il protocollo al quale stai effettuando il collegamento possiede già un documento principale il sistema non effettua l'operazione (tale comportamento dovrebbe comparire nei log dell'importazione massiva).
• Tutti i documenti che non presentano come nome il path che ti ho illustrato o che non trovano un protocollo esistente con il numero specificato vengono scartati.
• I file da importare devono seguire solo questi vincoli e non c'è bisogno che siano stati etichettati precedentemente. Anzi, una volta importato al file pdf verrà aggiunto un "timbro" contenente numero di protocollo, data, aoo e ufficio che hanno eseguito la protocollazione

Se hai ancora qualche dubbio o non ti dovesse funzionare fammi sapere che proviamo a risolvere insieme.

Il giorno 16 febbraio 2009 19.14, Gianni Bracali <gianni.bracali@romaentratespa.it> ha scritto:

Buonasera a tutti,

 

stavo cercando di capire il funzionamento dalla funzionalità "Acquisizione Massiva" dei documenti di e-prot.

 

Leggendo nell'help, mi è sembrato di capire che il file pdf, per essere correttamente associato al protocollo deve avere un formato particolare. Ho provato in svariati modi, sia utilizzando il progressivo di protocollo che l'id univoco del protocollo, ma la risposta è sempre "Non esiste il protocollo per il documento"

Mi sarei aspettato che l'associazione venisse fatta tramite l'id univoco, sia per logica sia perché, leggendo il barcode stampato dall'applicativo sull'etichetta di protocollo, l'informazione che si ottiene non fa riferimento al numero di protocollo ma all'id univoco.

Qualcuno utilizza la funzionalità di acquisizione massiva e mi sa dare qualche lume su come deve essere nominato il file per una sua corretta acquisizione?

 

Grazie

Gianni Bracali

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